仕事が速い人 習慣

ここでは、僕が営業をしていたころに、たった一つの事を習慣化することで、
劇的に仕事が速いと思われた方法を書きました。

 

仕事が速いと思われることは、仕事の質とはイコールではありませんが、結果的には
気持ちに常に余裕が生まれ、質も向上したと思っています。

 

誰でもすぐに取組める実に単純な方法です。

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メール処理は常に上からやる

もったいぶるのも嫌なので、いきなり結論から言うと、タイトル通り、
メール処理は常に上からやる、これにつきます。

 

上からやるというのは、新しいメールからやるという意味です。

 

営業といっても業種によっての違いはあると思います。

 

僕が営業をしていたころの環境を言いますと、一日あたりのメールの数は、
だいたい100通ぐらいでした。

 

ただ、会社のシステムから流れてくるものを含めると200通ぐらいは
あったかもしれません。

 

人材派遣の営業ですので、顧客は派遣先企業と派遣スタッフからということになります。

 

これに、会社のシステムから自動で流れてくるメールと、社内の通達のようなものとか、
なにか資料提出を求められる催促ものとかが加わります。

 

海外からのメールも多かったので、それは英語で書かれていました。

 

これらを、僕は自動でのホルダー分けは使わず、愚直に常に上から処理して
いました。

 

まとめると次の3種類のメールがあったことになります。

 

1.顧客(企業およびスタッフ)からのメール

2.社内システムからのメール
(掲載中の案件などに反応があった場合に自動で飛んでくるもの)

3.社内の督促系のメール

 

メールは差出人とタイトルがわかるように設定していたので、これらを特に
分け隔てなく、機械的に上から処理していきます。

 

奇しくも上記の3つは優先度が高い順にならんでいますが、処理方法は以下の通りです。

 

1.顧客(企業およびスタッフ)からのメール
⇒即答できる場合は即答し、即答できない場合でも確認の返事を一行返す。

2.社内システムからのメール
(掲載中の案件などに反応があった場合に自動で飛んでくるもの)
⇒内容をチェックしアクションが必要な場合はフラグを立て、不要な場合は削除。

3.社内の督促系のメール
⇒内容をチェックしアクションが必要な場合はフラグを立て、不要な場合は削除。

 

フラグは2種類あったので、アクションが必要なものは重要フラグ
のちにフォルダー保存が必要なものは、単なるチェック、としていました。

 

スマホを使っていたので、この作業は電車のなかでも楽にできました。

 

ちなみに、毎朝、会社に行くまでの電車のなかで、10分ぐらいで完了でした。

 

この処理で重要なのは、メールに対して、感情を動かさず、冷静に機械的に行うことです。

 

本当に対応が必要な重要なこととか事件とかであっても、その場でできるところまで
以上には行いません。というか出来ないので、悩みすらしません。

 

そして会社に着いてからも、基本姿勢は変わらず、返すべき返事は
すでに出しているので、自分のペースで仕事が出来ることになります。

 

僕の場合、メインの受信および送信のホルダーのメールがゼロになることが
仕事の完了を意味していました。

 

つまり、メインホルダーにある受信・送信のメールがホルダー分けか削除されて
初めて完了ということです。

 

送信トレイには、自分からオリジナルを出したメール以外は受信トレイと同じ
内容があることになりますが、これは処理を忘れないための保険にもなります。

 

返事は当たり前に出しているので、受信トレイに重要フラグのあるものを
上から対応していきます。

 

しかし作業の途中でも新しいメールは無慈悲にどんどん入ってきます。

 

僕は一つでもメールをなくすことを主眼に置いていたので、その処理が
終わらない限りは新しいメールをみませんでしたが、処理が終わったら
次に見るのは新しいメールで、またそこで、同じ処理をするだけでした。

 

しかし、どうしても対応に時間がかかるメールはあります。

 

例えば、顧客から何か提案を求められている場合とか、
なんらかの資料提出が必要な場合とか、
メールの内容が対応が必要なトラブルであるとか、
社内の資料提出であるとか、あるいは、幸いなことに、
派遣依頼のオーダーだけは、一貫して活発にあったのは
嬉しいことですが、その内容を社内システムに入力していく作業とかです。

 

しかし案件の難易度は気にせず、上から処理していきます。

 

処理できるところまでやり、ボールが相手側に渡ったら、フラグを
チェックだけに格下げするとかホルダー分けするとか削除するとか
していきます。

 

英語でのメールも我流ですが、意味は通じる程度にはすらすら書けるように
なっていたので、日本語を書くのとさほど時間的には変わらずにできましたが、
多分、かなり変な英語だったので、その点、僕の顧客は寛容だったのかなと
思っています。

 

しかし、結果的に、メールの量は常に増え続け、真っ先に無視するのは
社内関係のメールということにならざるを得ませんでした。

 

僕が常にメールを上から処理していたのは、このようにエンドレスの仕事を
していたからとも言えます。

 

ポイントは難易度は気にせず、単純に上からやることなのです。

 

メールを上から処理する効果とヒントを貰った秘書のこと

僕はこの方法を取り始めてから、しばしばメールの返しが速いので
驚かれたし、実際にその旨を何度も直接言われたりしました。

 

特に人材派遣の依頼などをする顧客側に立つと、実際に信頼している
派遣会社は2社程度なのが普通です。

 

これは取引派遣会社が多くても同じです。

 

そして、その差は、オーダーメールに対するレスの速さが決定的である
場合が多いです。

 

実際、企業側のデスクにいて、依頼を出してレスがないと、非常に
疑心暗鬼になります。

 

・ちゃんとやってくれるだろうか

・もっと大事なクライアントがいるんだろうか

・出したオーダーは難しいのだろうか

・依頼を出した部署から進捗状況の問い合わせが来たらどう答えればいいだろう

 

などなど、不安がよぎるのです。

 

こうした状況で、たとえ一行でもオーダーのお礼を即返すことが出来れば、
それだけで、頼りになる営業と思われるのです。

 

オーダーだけでなく、何かわからないことの質問だとかも同じです。

 

効果は絶大だと言っていいでしょう。

 

僕の場合は、例えば、こんな感じの返信を送っていました。

 

いつもお世話になっております。

〇〇会社の〇〇です。

ご依頼、誠にありがとうございました。

内容を確認したところ、脳裏に何人か浮かぶスタッフもおります。

会社に戻ったら確認してみます。

 

ところで、このメールは上から処理する方法ですが、僕のオリジナルではなく、
ある大手外資証券の投資銀行部門の秘書の方からの話がヒントになっています。

 

投資銀行の秘書というと、通常、数人のバンカーと呼ばれる法人向けの提案営業
をしている方たちのサポートが仕事です。

 

メールについても、サポートするバンカーの数だけメールアカウントがあるので、
下手すると5000件以上のメールを仕分けして確認していかなければなりません。

 

しかも、バンカーの癖も把握し、バンカーの中には性格的にも難しい方も多く、
秘書への依頼も丸投げタイプも多い状況です。

 

そして、自分の仕事を優先的にやって欲しいと思っているのです。

 

このような状況ではありますが、「仕事が遅い」と思われたり、
「メール見てないの?」とかバンカーから言われてしまうと、
それは、イコール、無能の使えない秘書ということを意味し、
秘書のポジションが危うくなってしまうそうです。

 

そこで、その秘書が考えた、仕事が遅いと思われないための工夫が、
メールを上から処理することだったそうです。

 

もちろん、いつでも即反応ができるわけではありません。

 

しかし、人間というものは、10の案件があって、そのうち3つほど、非常に
速い反応をすると、あとの7が普通か、より遅い対応であったとしても、
「仕事が速い=仕事が出来る」と錯覚してしまうらしいのです。

 

これは、その秘書の方が、厳しい外資金融で生き残るためにとった苦肉の策
であったのです。

 

この方法の副次的なすばらしい効果

この方法での忘れてはならない副次的な効果を書いておかなければなりません。

 

それは、お気づきになったかもしれませんが、

仕事がいつでも中断できる

という事です。

 

営業の仕事はいつでも、不意に外出しなけれならない時があります。

 

そうした時に、事務的な仕事は中断せざるを得ませんが、この方法だと、
どこまでやっているかが明確にわかるので、いつでも中断できるのです。

 

例えば、仕事が終わらなくていつまでも残業するとか、友達との約束とか
飲み会とかに仕事が忙しくて遅れるなどということは、あり得ません。

 

なぜなら、いつでも仕事を中断できるからです。

 

そして仕事に終わりもないからです。

 

忙しすぎてランチが食べられなかったなどということも、まずありません。

 

スマホをフルに活用する

最後にメールをすばやく書くための技を紹介します。

 

それは、スマホを使っての音声入力をすることです。

 

スマホの音声入力は驚くほど高性能です。

 

おまけに学習機能もあるので、さきほど返事の例で書いたような
定型的な文章は、ほぼ100%、音声入力で問題ありません。

 

使い込めば使い込むほど、精度があがってくる、非常にすぐれた
ものなのです。

 

ちなみに、こうしたブログでも力を発揮すると思うし、筋道立てて
話すことと、スマホがしっかり認識するために、明瞭な発音で
話すようになるために、論理的思考力とか活舌とかも良くなります。

 

動画を配信しようと思っている方も、話し方がうまくなるし、
なにより入力時間がかなり短縮できるので、ぜひ使ってみてください。

 

以上、お読みいただき、ありがとうございました。

 

20180911 by okkochaan